8 pasos para iniciar la planificación trimestral

Aprende a crear un gran software mediante la planificación ágil a largo plazo

Claire Drumond Claire Drumond
Planificación ágil a largo plazo | Orientador ágil de Atlassian

Acudiendo a otra reunión de planificación trimestral en el trabajo, me di cuenta de que yo también estoy trabajando en un proyecto a largo plazo. Estoy construyéndome una casa. La creación de software y la construcción de una casa no son cosas tan distintas; ambos son proyectos a largo plazo donde varios equipos deben coordinarse y, cualquier propietario de vivienda lo confirmará, el proyecto nunca termina. Siempre pueden hacerse mejoras, siempre hay algo que se rompe y las tendencias del mercado siempre cambian. Sin un plan, corres el riesgo de que surjan impedimentos o que se aplace la mudanza para la que siempre quedan dos meses.

Donde el desarrollo de software difiere y la construcción de una casa podría salir totalmente beneficiada, es en el uso de la metodología ágil. La metodología ágil permite que varios equipos puedan responder a los cambios rápidamente. Así que ¿cómo puede la metodología ágil, un método basado en una entrega frecuente y continua, existir con una planificación general y a largo plazo? ¿Es posible crear un pronóstico realista durante un periodo prolongado, sabiendo que la única constante es el cambio?

Cómo funcionan conjuntamente la planificación a largo plazo y la metodología ágil

Independientemente de la metodología ágil que utilices, kanban, scrum o una combinación, sigue siendo importante pronosticar durante un largo periodo, comprometerse en una fecha, planificar recursos y vincular tu trabajo con una visión estratégica. En software, resulta difícil pensar en una visión con herramientas desconectadas, como los diagramas de Gantt, las hojas de cálculo y mezclas personalizadas de herramientas de gestión de carteras de proyectos. O, en el caso de mi contratista, su combinación de hoja de cálculo, correo electrónico y mensaje de texto se convierte al instante en algo poco práctico.

Antes de tratar el tema de las soluciones de pronóstico dinámico, veamos los pasos que debes seguir para crear un plan ágil a largo plazo con la metáfora de construir una casa:

Paso 1. Comienza con una imagen global.

Ya sea una casa o un producto, tienes que definir la visión y perfilar los temas estratégicos. Piensa en los temas como áreas prioritarias para toda la organización. ¿En qué quieres centrarte el próximo trimestre, los próximos 6 meses y el próximo año? ¿Dónde quieres dedicar tiempo y emplear recursos? ¿Rendimiento, experiencia del usuario, seguridad, nuevas funcionalidades competitivas —¿jacuzzi alguien?— o en una combinación de todo ello?

Claro que lo quería todo, pero siempre están esas dos molestas realidades: el tiempo y el dinero. Establecer los temas de mayor prioridad te ayudará a centrar tu tiempo y energía en hacer pocas cosas pero hacerlas verdaderamente bien.

Paso 2. Identifica los elementos de mayor valor.

Para respaldar, por ejemplo, el tema de la seguridad, tendremos que construir nuevos cimientos, con muros verticales en la estructura, puertas de madera maciza y ventanas de doble acristalamiento.

Paso 3. Desglósalos.

Así pues, ¿qué trabajo se necesita realmente para instalar ventanas nuevas y seguras? Desglosa el trabajo de la iniciativa más ambiciosa a acciones más asequibles, en forma de épicas. Así tendrás una visión detallada de todos los pasos requeridos para lograr tu iniciativa.

Por ejemplo, tienes que quitar las ventanas antiguas, comprar unas nuevas, instalarlas, mejorar el rendimiento de las ventanas con los revestimientos. Estas pequeñas acciones completarán tu backlog

Esto te ayudará en el siguiente paso del proceso de planificación, y el más importante: la estimación. 

Paso 4. Comienza con las estimaciones.

Una vez desglosado el trabajo, deberás realizar una estimación aproximada del tiempo necesario para crear una hoja de ruta.  Una hoja de ruta es un plan de acción de cómo un producto o una solución evoluciona a lo largo del tiempo. Necesitas esto para comprender cuándo ocurrirán los acontecimientos importantes y en qué orden.

Aquí es donde entra verdaderamente en juego la experiencia de tu contratista (o gestores de productos y jefes de desarrollo). Al observar esfuerzos similares en el pasado, puedes hacerte una buena idea de lo que lleva completar cada épica.

Dado que para estimar es preciso conocer los esfuerzos del pasado con épicas similares, es aún más importante almacenar la información en un único lugar. De esa forma, resulta mucho más sencillo mirar atrás y lograr unas estimaciones más exactas. Mi contratista confía en su experiencia, pero ¿qué sucede si se olvida o si un contratista diferente tiene una experiencia distinta?

Más adelante, pasarás la hoja de ruta final al equipo (desarrolladores, instaladores de ventanas, etc.) donde analizarán el alcance con más exactitud si cabe.

Paso 5. Crea versiones inteligentes.

Al utilizar un desarrollo ágil, los equipos suelen entregar un fragmento de software al final de cada sprint como una versión. No obstante, cuando planificas y estableces una hoja de ruta a largo plazo, tienes que definir algunos puntos de publicación aproximados en tu hoja de ruta, de modo que puedas estimar las fechas de publicación del siguiente trimestre. Igual que con el "Exterior de la casa completo", que combina la iniciativa de ventanas de seguridad con la estructuración, la pintura, el aislamiento, etc.

Agrupa los elementos de trabajo en tu backlog con funcionalidades similares, aúna el mayor sentido común posible u ofrece valor en conjunto a los clientes. Y, recuerda, las versiones están totalmente impulsadas por el alcance y no por exigentes fechas límite.

Paso 6. Crea la hoja de ruta.

Ahora ya dispones de una estimación de backlog, versiones y equipos con una velocidad. El tradicional triángulo de planificación indica que un plan cuenta con tres variables: alcance (lo que quieres hacer), duración (cuánto tiempo te llevará hacerlo) y recursos (quien puede hacerlo). Tienes todo lo que necesitas para crear un pronóstico realista o una hoja de ruta. Por último, el contratista puede darte una idea de la fecha de traslado real.

Consejo de experto Si ya has adoptado una metodología ágil, tus equipos dispondrán de velocidad. Con ella, podrás utilizar una herramienta como Portfolio for Jira para tomar tu backlog estimado, ajustarlo a la velocidad del equipo y presentar un pronóstico realista que puedas usar como hoja de ruta.

Paso 7. Compártela con el equipo y valídala.

Entrega tu nueva y reluciente hoja de ruta al equipo y valídala. Deja que sea el equipo quien desglose las épicas en historias y dé sus mejores estimaciones de cuánto tiempo tardará en completarse el trabajo. Es posible que los techadores tengan algún problema de calendario o que la empresa de cimentación se haya quedado sin cemento, para lo que se tardará seis semanas en hacer el pedido. Utiliza estos factores externos para validar tus suposiciones y realizar tus estimaciones, y los pasos necesarios para completar las épicas de manera más precisa. También debes poner en práctica tu hoja de ruta teniendo en cuenta a las principales partes interesadas, especialmente, si se requiere su aprobación para avanzar con determinadas fases del proceso.

Paso 8. Sigue mejorando.

Con la metodología ágil, al igual que con la construcción de una casa, ningún proyecto se termina jamás. Seguir proporcionando valor a través de mejoras paulatinas es lo que impulsa la innovación y una casa letal. Utiliza tu hoja de ruta para informar y optimizar hojas de ruta futuras. Solicita feedback a tu cliente o tu familia, y sigue probando y mejorando de forma frecuente y periódica.

Descarga un resumen de los 8 pasos de la planificación ágil a largo plazo para ayudarte en tu próxima gran reunión de planificación.