Diseño colaborativo en equipos ágiles

Cómo integrar el diseño en un marco ágil

Laura Daly Laura Daly

Numerosos equipos de software luchan por integrar de forma eficiente el diseño en su proceso ágil. Los diseñadores que no trabajan codo con codo con los miembros de su equipo suelen generar un trabajo adicional para todos (incluidos ellos mismos) y crear silos de conocimiento nocivos en el equipo del producto.

En Atlassian, trabajamos de forma colaborativa para incorporar todo el equipo ágil en el proceso de diseño. Asegurarse de que todo el mundo está implicado en el proceso de diseño nos ofrece distintas perspectivas sobre un problema y no tenemos que confiar en la documentación para compartir las ideas. En esta presentación, se tratan los siguientes temas:

  • Cómo implicar a todos el equipo en el proceso de diseño
  • Cómo integrar el diseño en el proceso ágil
  • Cómo obtener información del cliente para realizar pruebas y hacerse a la idea de forma más rápida

Preguntas y respuestas

Estas preguntas y respuestas van desde las herramientas de diseño que utiliza Atlassian hasta cómo gestiona Atlassian el feedback de los clientes.

P1: ¿Los diseñadores y evaluadores son personas distintas? Con HTML5 y las modernas técnicas de IU, ¿es difícil para los diseñadores no tener conocimientos básicos de programación?

R1: La línea que divide a diseñadores y desarrolladores está desapareciendo. En Atlassian, tenemos a diseñadores con experiencia en ingeniería y otros que no pueden escribir ni una línea de código. Contamos con expertos diseñadores visuales, arquitectos de la información y mediadores. Cada uno tiene distintos puntos fuertes y es importante saber reconocerlos y utilizarlos en el equipo.

P2: ¿Personas ajenas al equipo del producto, por ejemplo de marketing, participan en los talleres de diseño?

R2: Nuestros talleres incluyen a personas de diversas disciplinas, pero todas ellas están ahí por una razón. Normalmente, hay representantes de la gestión de productos, de ingeniería y de diseño, pero podemos tener también a gente de asistencia técnica o marketing si es que pueden aportar otra visión.

Los talleres se pueden realizar durante varios días, por lo que hay distintas oportunidades para participar. Quiero compartir el programa con antelación para que la gente sepa dónde pueden añadir valor y de dónde se pueden ausentar durante unas horas. Es importante que haya un grupo fijo que asista durante todo el tiempo.

P3: ¿Cómo conseguiste que los asistentes trabajaran en el esbozo, participaran en el dibujo y propusieran ideas? Tengo el pensamiento de que los PO y los desarrolladores son reacios a participar en ese tipo de trabajo, ya sea por miedo o por otros motivos.

R3: Ya resulta intimidante tener que compartir ideas con un grupo, pero dibujar en público puede ser aún más aterrador. Por ese motivo, me gusta dividir a los grupos más grandes por parejas para esta fase del taller. Elimina la presión de una página en blanco que te mira fijamente. También permite a la gente intercambiar ideas y mantiene la dinámica.

He comprobado que tras participar en una de estas sesiones, todos se sienten cómodos con el proceso y realmente disfrutan participando en él. Siempre hay un murmullo en la sala con numerosas conversaciones de fondo.

Es importante que la gente sepa que el objetivo no es encontrar obras maestras. Lo que se persigue es la visualización de sus ideas y esto se puede traducir en un esbozo de una interfaz, un diagrama o solo una lista con viñetas, cualquier cosa que ayude al resto del grupo a llegar a un entendimiento común. Si se realiza en papel, puedes tenerlo como referencia una vez que finalice el taller.

P4: ¿Cómo mantienes informados a los nuevos miembros del equipo de diseño?

R4: Contamos con un proceso de integración para todos los nuevos miembros del equipo de diseño. Este comienza con una introducción al diseño en Atlassian, nuestro proceso y cómo trabajamos con el resto del equipo de productos. Nos adentramos en los principios de diseño que hemos desarrollado y mostramos ejemplos de cómo los llevamos a la práctica. Hay cursos para aprender más acerca de nuestros recursos de diseño: utilizando perfiles, las directrices de diseño de Atlassian y el manual de estrategias.

Durante la primera semana, ponemos a los nuevos diseñadores con un compañero para que les enseñen los gajes del oficio y se sientan cómodos adquiriendo más responsabilidad.

Otra forma de mantener informados a los nuevos diseñadores es impartiéndoles un taller durante la primera semana. Es una forma óptima de que conozcan al equipo del producto y experimenten de primera mano cómo es nuestro trabajo colaborativo. Hay mucho que aprender durante los primeros meses, pero un taller es un sitio excelente para sumergirse y empezar a tratar pequeños problemas.

P5: ¿Qué métodos de estudios de clientes consideras más útiles? ¿Investigación de campo, observación, facilidad de uso u otros?

R5: Creo que todos los tipos de estudios de clientes son útiles, pero cada uno de ellos entra en juego en fases distintas de un proyecto.

Por ejemplo, al principio del proyecto quieres tener un conocimiento exhaustivo del problema y del contexto en el que trabaja la gente. Las investigaciones contextuales son realmente útiles: visitas a un equipo en su lugar de trabajo y habláis sobre el proceso, cómo les afecta el problema y en qué puntos deben ser más eficaces. Es fantástico conocer de primera mano cómo se enfrentan a las tareas y a las frustraciones que encuentran por el camino.

Las pruebas con los usuarios y las entrevistas a los clientes son herramientas estupendas para cuando hayas desarrollado un poco más tus ideas. Puedes obtener información valiosa observando cómo la gente se desenvuelve en un flujo con un simple prototipo o simplemente mediante una conversación sobre la solución propuesta.

Por otra parte, las pruebas A/B son una forma excelente de medir la eficacia de la solución.

P6: ¿Qué herramientas utilizan los diseñadores en Atlassian?

R6: Los diseñadores de Atlassian utilizan la herramienta adecuada para el trabajo. A veces se trata del tradicional papel y boli, y otras de HTML y CSS.

Para crear diseños de máxima fidelidad, la mayoría de los miembros del equipo utiliza Sketch, aunque también disponemos del paquete de productos de Adobe. Todos los elementos de IU de la biblioteca de patrones de Atlassian se han creado como objetos vectoriales, así que resulta bastante sencillo montar un diseño básico sobre el que desarrollar. Para un prototipado sencillo, utilizamos InVision o Marvel. En cambio, para interacciones más complejas, utilizamos Framer Studio, Origami, Axure o código escrito a mano.

Utilizamos muchas notas adhesivas y rotuladores para la pizarra. :)

P7: ¿Cuáles son algunos de los retos a los que te enfrentas al trabajar en un marco ágil?

A7: Learning to let go of perfection and instead produce fast, iterative work is the biggest challenge. As a designer, you always want to create high-quality work, but you need to be okay with shipping something that’s 90% there and then improving it.

P8: Has mencionado varias formas de reducir la documentación. ¿Con qué forma de documentación te quedas? ¿Has eliminado toda la documentación?

R8: Utilizamos Confluence para compartir trabajo en curso y recopilar feedback de todo el equipo. Una página normal incluirá algo de contexto sobre el problema que estamos tratando de resolver y el valor que ofrece la solución propuesta. Habrá fotos de bocetos, maquetas de gran fidelidad o enlaces a prototipos integrados en la página para ilustrar una solución. La gente añadirá comentarios y preguntas, y el diseñador publicará diseños actualizados conforme el proyecto avanza. En realidad, no se trata de "mantener la documentación", sino que es una página evolutiva que recoge activos de diseño y feedback.

P9: ¿Cómo te enfrentas al diseño distribuido cuando el equipo no se encuentra en la misma ubicación?

R9: Atlassian es una empresa internacional, así que trabajar con equipos repartidos por la geografía es algo a lo que nos enfrentamos cada día. En Jira Software, contamos con equipos en Sídney, Gdansk y Ho Chi Minh, y siempre buscamos formas de salvar la distancia. La tecnología ayuda mucho. Utilizamos Hipchat para videollamadas y mensajería instantánea, Confluence para publicar, compartir y comentar asuntos laborales, y Jira Software para organizar todo el trabajo. Sin embargo, no es un sistema perfecto; nada puede sustituir a la comunicación cara a cara. Siempre que podemos, tratamos de reunir a la gente en la misma sala para tratar cuestiones importantes de un proyecto. En caso contrario, un buen método es sobrecomunicarse con los compañeros remotos y hacer lo que se pueda para mantenerles informados.

P10: ¿Cómo controlas y filtras el "ruido" que envuelve al feedback del cliente?

R10: Recibimos gran cantidad de feedback de clientes, lo cual es algo fantástico. Disponemos de una herramienta de feedback que recopila los comentarios de los usuarios y los guarda como tiques en un proyecto de Jira Software. El comienzo de mi jornada laboral lo dedico, café en mano, a leer los últimos tiques. Conforme leo los comentarios, tomo notas de cualquier tema o patrón común que encuentre y añado etiquetas para agruparlos. Puedo filtrar el feedback gracias a estas etiquetas para averiguar cuántas personas han planteado un problema similar. Entonces, una vez establecido un patrón, puede trasladar el problema al equipo de productos con casos de uso específicos que podemos tratar.