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Gestión ágil de proyectos

Cómo pueden ayudar las metodologías ágiles a tu equipo de software

¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

Los equipos de software han estado aplicando las metodologías ágiles en la gestión de proyectos durante casi una década, lo que ha incrementado su rapidez, su capacidad de colaboración y su competencia para responder a las tendencias del mercado.

¿Pero en qué consisten exactamente? ¿Estos métodos pueden servirle de ayuda a tu equipo de software? A continuación, te damos las claves necesarias para saber cómo poner en marchar o definir tus estrategias de gestión ágil de proyectos. 

Gestión ágil de proyectos

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Historia

La gestión ágil de proyectos es una forma iterativa de gestionar los proyectos de desarrollo de software que se basa en realizar entregas de forma continua y en integrar el feedback del cliente con cada iteración.

Nacidas en los años 40 a partir del modelo de fabricación "lean" ideado por Toyota, los equipos de desarrollo de software han venido utilizando las metodologías ágiles para aliviar la carga de trabajo y aumentar la transparencia, así como para responder a las necesidades de los clientes siempre en evolución. El cambio significativo en la gestión de proyectos en cascada enfocado a los lanzamientos de gran envergadura ha provocado que la metodología ágil pueda contribuir a que los equipos de software colaboren mejor e innoven más rápido que nunca. 

La gestión tradicional de proyectos basada en la metodología ágil se puede dividir en dos marcos de trabajo: scrum y kanban. Mientras que el scrum se basa en las iteraciones de proyectos de duración fija, el kanban se centra en un sistema de entrega continuo. Tras la finalización de una tarea, el equipo pasa de inmediato a la siguiente. 

Funcionamiento del método scrum

El scrum es un método de la gestión ágil de proyectos que se basa en iteraciones de trabajo de duración fija llamadas sprints. Existen cuatro protocolos que articulan cada sprint.

El punto de partida se encuentra en el  backlog o lista de tareas pendientes que se deben llevar a cabo. En scrum, hay dos tipos de backlogs: uno se refiere al backlog del producto (facilitado por el propietario del producto) que consiste en una lista de funcionalidades según su prioridad; y el otro es el backlog de sprint que se crea incorporando los elementos más importantes del backlog del producto hasta que se completa y se pasa al siguiente sprint. Los equipos que adoptan el método scrum tienen funciones específicas y exclusivas cuando intervienen en el proceso. Normalmente, hay tres figuras en un equipo de scrum: un experto en scrum, es decir, un especialista del método scrum; el propietario del producto, que representa la cabeza visible del producto; y el equipo de scrum, que habitualmente está formado por miembros con diferentes funciones y que se encargan de completar las tareas.

Los cuatro protocolos del método scrum

Planificación de sprints Demostración del sprint Reunión rápida diaria Retrospectiva
Es una reunión de planificación de equipo para determinar qué hay que terminar en el siguiente sprint. Es una reunión participativa en la que el equipo enseña lo que ha lanzado en un sprint. También conocido como reunión rápida diaria, es una breve reunión de 15 minutos para poner al tanto al equipo de software. Es una revisión de lo que ha ido bien y mal, con medidas para mejorar el siguiente sprint.

 

Ejemplo de tablero scrum | Orientador ágil de Atlassian

Tableros de scrum

Los tableros scrum se emplean para visualizar todo el trabajo de un sprint determinado. Durante la reunión de planificación del sprint, el equipo pasa las tareas del backlog del producto al backlog del sprint. Los tableros scrum pueden tener diferentes fases de trabajo que se pueden ver en el workflow, entre las que se incluyen Pendiente, En cursoCompletado. Los tableros scrum son la pieza clave para mejorar la transparencia en la gestión ágil de proyectos.

Funcionamiento del método kanban

El kanban es un método de la gestión ágil de proyectos que adapta las tareas a las capacidades del equipo. Se basa en completar el trabajo asignado en el menor tiempo posible, dando a los equipos la posibilidad de responder a cualquier cambio que surja de una forma más rápida que en el método scrum.

A diferencia del método scrum, el método kanban no utiliza backlogs (por norma general). En su lugar, los trabajos se asignan a la columna Pendiente. Esto permite que los equipos que usen el método kanban puedan centrarse en un sistema de entrega continuo, por lo que las tareas se pueden realizar en cualquier momento. Todas las tareas se pueden ver, estudiar y preparar para llevarlas a cabo, de tal manera que cuando se completa una, el equipo puede pasar a la siguiente de inmediato. El volumen de trabajo se adapta a las capacidades del equipo respetando los límites del trabajo en curso, que consiste en una restricción predefinida y aplicada al volumen de trabajo y que se puede asignar a una sola columna en un momento dado (a excepción de la columna Pendiente). El método de trabajo kanban incluye los siguientes cuatro elementos:

Los cuatros elementos del método kanban

Lista de tareas 
(o historias)

Columnas o filas

Límites del trabajo en curso

Sistema de entrega continuo

La lista de tareas o historias representan las incidencias o tareas que se deben abordar.

Se utilizan en los tableros de kanban para diferenciar las tareas de distintos flujos de trabajo, usuarios, proyectos, etc. Se trata de una regla que establece un límite al volumen de trabajo pendiente y que se ajusta a las capacidades del equipo.  El equipo se ocupa de las historias dentro de los límites del trabajo en curso, lo que le permite hacer las entregas en cualquier momento. 

 

Ejemplo de tablero kanban | Orientador ágil de Atlassian

Tableros de kanban

Los tableros kanban se emplean para visualizar todo el trabajo que se está realizando. También son útiles para organizar los recursos que necesiten los gestores de proyectos para llevar un control del trabajo realizado y crear los cronogramas correspondientes. Un tablero kanban se articula en columnas y filas para que las historias se muevan entre ellas según vayan completándose. Las historias se asignan a la columna Pendiente hasta que se alcanza al límite del trabajo en curso y se procede con la siguiente tarea. La lista de tareas se debe dividir en apartados relativamente pequeños y deben organizarse por prioridades. Como puedes ver en el ejemplo de al lado, las filas son muy útiles a la hora de separar las tareas de mayor prioridad del resto.

Estimación, creación de informes y planificación

Sea cual sea la metodología ágil que elijas para organizar la fase de desarrollo de un software, necesitarás un modo de comprobar el progreso de tu equipo con el que puedas planificar los futuros trabajos o sprints. Las estimaciones de proyectos ágiles ayudan a los equipos que usen scrum y kanban a conocer bien sus capacidades. Los informes ágiles permiten consultar el progreso del equipo a lo largo del proyecto. Y, finalmente, la preparación del backlog ayudará a los gestores de proyectos a llevar un control de la lista de tareas pendientes y listas para que el equipo las acometa.

Estimaciones de proyectos ágiles | Orientador ágil de Atlassian

Estimación de los proyectos ágiles

La estimación del proyecto es una fase imprescindible tanto en los métodos kanban y scrum utilizados en la gestión de proyectos. En el caso del método kanban, muchos equipos fijan el límite del trabajo en curso para cada fase en función de sus experiencias pasadas y el tamaño del equipo. Los equipos de scrum hacen una estimación del proyecto para detectar cuánto trabajo se puede realizar en un sprint concreto. Muchos equipos ágiles usan técnicas exclusivas de estimación como la planificación iterativa mediante tarjetas ("planning poker"), la organización de los horarios más adecuados o el uso de puntos de historia para determinar el valor numérico de la tarea disponible. Estos tipos de estimaciones ofrecen a los equipos ágiles un punto de referencia al que acudir durante la revisión retrospectiva del sprint y con el que comprobar el rendimiento del equipo. Jira Software cuenta con opciones de personalización que se adaptan a las  técnicas de estimación de proyectos específicas de tu equipo.

Creación de informes ágiles | Orientador ágil de Atlassian

Creación de informes ágiles

Las estimaciones de proyectos intervienen tanto al comienzo como al final de cada sprint. Estas no solo ayudan a los equipos a establecer qué tareas pueden realizar al empezar un sprint, sino que también les permiten evaluar al final lo acertadas que han sido las estimaciones iniciales. Los informes ágiles, como los diagramas de evolución, muestran cuántos "puntos de historia" se han completado durante el sprint. Por su parte, Jira Software permite crear decenas de informes listos para usar que recopilan datos funcionales en tiempo real sobre el rendimiento de tus equipos. Estos datos son muy útiles para realizar retrospectivas y son imprescindibles a la hora de mejorar el desempeño de los equipos ágiles.

Ejemplo de backlog ágil | Orientador ágil de Atlassian

Gestión y preparación del backlog

Un backlog del producto es una lista de tareas asignadas al equipo de desarrollo que se basan en la hoja de ruta del producto y sus objetivos. En este caso, el equipo de desarrollo escoge una tarea del backlog del producto para llevarla a cabo en cada sprint.  

La preparación y mantenimiento del backlog les sirve de ayuda a los equipos para alcanzar sus objetivos a largo plazo al incorporar y quitar los elementos en función de la capacidad de trabajo a largo plazo y al cambiar los objetivos del negocio. Jira Software permite a los equipos preparar backlogs de gran tamaño clasificando y seleccionando varios elementos, además de ordenar las historias de usuario y los errores arrastrando y soltando las incidencias. También se puede  aplicar un filtro con la herramienta de búsqueda ágil de Jira Software para encontrar una historia de usuario o un error en particular.

Claire Drumond
Claire Drumond

Claire Drumond is a marketing strategist, speaker, and writer for Atlassian. She is the author of numerous articles published on the Trello and Atlassian blogs and is a regular contributor to various publications on Medium including HackerNoon, Art+Marketing, and PoetsUnlimited. She speaks at tech conferences around the world about agile, breaking down silos, and building empathy.
Twitter: @claire_drumond // Medium: @cdrumond

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