Los programas y los proyectos son la base de muchas actividades empresariales. Veámoslo como una metáfora: los proyectos son como trenes operados por gestores de proyectos, que ayudan a impulsar el trabajo de un equipo para alcanzar objetivos y llegar a la meta con un bien o servicio terminado.
Continuando con la metáfora, diríamos que un programa es como un conjunto de trenes que circulan por diferentes vías, pero que se dirigen a la misma estación u objetivo. El gestor de programas es el jefe de estación y se encarga de dirigir los distintos trenes del proyecto.
¿Qué es la gestión de programas?
La gestión de programas es el proceso de administrar programas asociados con objetivos empresariales que mejoran el rendimiento organizativo. Los gestores de programas supervisan y coordinan los proyectos y otras iniciativas estratégicas en toda la organización.
También ayudan a impulsar el cambio organizativo al ayudar con transformaciones de metodología ágil, lo que incluye ayudar a implementar prácticas y principios de DevOps. Los gestores de programas pueden coordinar las prácticas y los procesos de gestión de programas con principios de metodología ágil como la colaboración, la autonomía y la capacitación de los equipos, la entrega de valor a los clientes y la adaptación a los cambios en el momento. Un gestor de programas puede dar vida a la metodología ágil y DevOps para los equipos en programas grandes o proyectos individuales al adaptar los programas a los requisitos y oportunidades específicos de la empresa.
Gestión de programas frente a gestión de proyectos
La gestión de programas a veces se confunde con la gestión de proyectos. La gestión de proyectos es el proceso de liderar un proyecto del que se encarga un equipo para lograr ciertos objetivos, como la creación de un nuevo producto.
Un proyecto representa un único trabajo con un alcance específico y un resultado definido. Los proyectos pueden ejecutarse durante varios años, pero su enfoque principal sigue siendo el mismo. El éxito de un proyecto se puede medir mediante la finalización de artefactos y entregas que van sumando para alcanzar objetivos más generales de un programa.
La gestión de proyectos es el proceso de entrega de valor que hace avanzar un programa de manera incremental. A pesar del énfasis que pone en los artefactos y las entregas, la gestión de proyectos implica estrategia y planificación, ya que el gestor de proyectos debe determinar cómo cumplir con los objetivos definidos al inicio del proyecto. Cuando un proyecto está en marcha, el gestor de proyectos se encarga de hacer un seguimiento del progreso, asignar recursos, gestionar los riesgos y comunicarse con los interesados, entre otras cosas.
La gestión de programas implica administrar un programa con múltiples proyectos relacionados. Dado que los programas están vinculados a iniciativas estratégicas, a menudo son de larga duración y pueden ser permanentes. Los programas continúan a través de los cambios organizativos, contribuyen a múltiples objetivos y contienen muchos proyectos que entregan componentes específicos de la iniciativa estratégica más amplia.
Los proyectos tienen las siguientes características:
- Se componen de un conjunto de tareas con una entrega clara y una fecha límite para su finalización
- Están relacionados con la creación, actualización o revisión de un documento, proceso, resultado u otra unidad de trabajo
- Tienen un alcance predefinido que se limita a lograr un resultado específico
- Mejoran la calidad, la eficiencia, la gestión de costes o la satisfacción del cliente de una manera específica y predeterminada
Los programas tienen las siguientes características:
- Plazos desconocidos o flexibles debido al gran alcance e impacto del trabajo, que debe realizarse de forma continua durante un largo periodo de tiempo
- Múltiples entregas con dependencias interrelacionadas que pueden seguir evolucionando en función de los cambios en las necesidades empresariales
- Una serie de entregas que se completan juntas para aumentar la eficiencia, la precisión, la fiabilidad u otras necesidades empresariales
- El trabajo permite a la empresa alcanzar un objetivo o iniciativa empresarial a largo plazo que se ejecutará a perpetuidad
- Si tienen éxito, ofrecen beneficios a largo plazo o desbloquean nuevas oportunidades para la organización
¿Qué hace un gestor de programas?
Los gestores de programas deben equilibrar la entrega de artefactos, la participación en las decisiones estratégicas, la gestión de las partes interesadas y la mitigación de los riesgos en todo el programa. En un programa organizativo totalmente consolidado, los gestores de programas deben poder resolver (o ponerse en contacto con personas que puedan resolver) y planificar la mitigación de cualquier problema que afecte a la iniciativa estratégica que buscan lograr.
Debido a la amplitud de sus responsabilidades, los gestores de programas desempeñan un papel clave de habilitación en las empresas. Su función está pensada para ser flexible, para poder abordar los diversos desafíos a los que se enfrentan los equipos al pasar a la producción.
En el día a día, un gestor de programas puede llevar a cabo cualquiera de las siguientes tareas:
Evaluar el estado de la cartera
El gestor de programas revisa y evalúa una cartera conectándose con los equipos para identificar cualquier oportunidad de mejora o mitigación de riesgos. Estas conexiones pueden ser charlas tomando un café o reuniones de equipo. El objetivo del gestor de programas es mantenerse lo suficientemente conectado y comprometido como para trabajar al mismo ritmo hacia los objetivos compartidos. Esto incluye comunicarse con los equipos de los proyectos para asegurarse de que los gestores de proyectos reciban apoyo y no tengan impedimentos.
Gestionar los riesgos
La gestión de riesgos es un elemento clave de la gestión de carteras. Los riesgos pueden ser demoras respecto al cronograma del proyecto, cambios en los requisitos o el descubrimiento de nuevas partes interesadas. El gestor de programas debe estar al tanto de cualquier cosa que pueda afectar al progreso o resultado del programa y los proyectos relacionados. Lo ideal es que el gestor de programas tome medidas correctivas para reducir o gestionar los riesgos en la cartera.
Ejecutar el programa
Los gestores de programas son responsables de ejecutar el programa, lo que incluye:
- Gestionar los presupuestos y recursos en colaboración con los gestores de proyectos
- Definir los parámetros y controles operativos
- Controlar los elementos centrales del programa que sientan las bases de los estatutos del equipo y otros documentos fundamentales
Comunicarse con las partes interesadas
El gestor de programas se comunica con las partes interesadas para tener una idea más amplia del contexto relacionado con los objetivos. Estas conversaciones proporcionan información clave sobre el panorama general. Al colaborar con las partes interesadas, el gestor de programas puede ayudar a guiar a los equipos de los proyectos.
Perfeccionar el modelo operativo
El modelo operativo determina la forma en que los equipos progresan hacia sus objetivos. Esto puede incluir la puesta en marcha de canales de comunicación y métodos de creación de informes, la identificación de objetivos y el establecimiento de prioridades en todo el programa. Durante el transcurso de un programa, el gestor de programas optimiza el modelo operativo para aumentar las probabilidades de éxito y reducir el impacto de los riesgos.
Servir de apoyo a las decisiones
La toma de decisiones adopta muchas formas, desde llevar a cabo una reunión con los responsables de la toma de decisiones, hasta recopilar información de fondo sobre qué decisiones hay que tomar o hacer un análisis comparativo de múltiples opciones. Los gestores de programas pueden especializarse en diferentes áreas, según sus puntos fuertes. El gestor de programas se encarga de evaluar los resultados para identificar oportunidades de mejora en los sistemas, procesos o resultados.
El enfoque y el alcance de cada gestor de programas determinan cómo se involucra exactamente en estas prácticas.
¿Qué hace un gestor de proyectos?
El día a día de un gestor de proyectos puede incluir las siguientes actividades:
- Comprobar el estado de una entrega para determinar si se entregará a tiempo y dentro del presupuesto
- Revisar una cola para identificar nuevos trabajos, supervisar las tareas existentes y desbloquear elementos específicos para el equipo del proyecto
- Crear un plan que describa las oportunidades de comunicación y gestión de las partes interesadas para alcanzar un hito específico
- Asegurarse de que el trabajo del proyecto cumpla con los requisitos de calidad y fiabilidad definidos al inicio del proyecto
Como puedes ver, los gestores de programas y de proyectos se ocupan de tareas muy relacionadas. La principal diferencia entre estas dos funciones es el alcance y la ambigüedad:
- Los proyectos tienen un alcance estricto y se controlan desde el principio, mientras que los programas tienen un alcance mayor que puede cambiar a lo largo de su vigencia.
- Los proyectos tienen una ambigüedad limitada porque el éxito se define claramente al principio, mientras que en los programas es necesario resolver la ambigüedad para definir lo que se debe hacer y cómo conceptualizar el "éxito" general del programa.
Gerente de programas | Gestor de proyectos |
| Planifica estrategias | Planifica proyectos |
| Asesora a las partes interesadas | Supervisa el progreso de los proyectos |
| Evalúa los proyectos y asesora sobre ellos | Asigna recursos |
| Realiza auditorías y control de calidad | Gestionar los riesgos |
| Forma a los equipos de proyectos | comunica |
En conclusión...
Program Management Institute señala que "las organizaciones que cuentan con una gestión de programas consolidada tienen mucho más éxito que las que no la tienen". Esto se debe a que la gestión de programas permite a las organizaciones coordinarse mejor con los objetivos estratégicos, la gestión de las interdependencias de los proyectos, una mejor gestión de los recursos y muchas otras ventajas.
Jira Align proporciona funciones de gestión de programas que conectan la estrategia empresarial con la ejecución técnica. Sus funciones de gestión de programas incluyen tableros de programas visuales, previsión y simulación, seguimiento de programas, hojas de ruta de varios niveles, gestión de dependencias y mucho más.
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