Reuniones rápidas para equipo ágiles

Descubre cómo las reuniones rápidas ayudan a sacar a la luz los impedimentos y a fortalecer a tu equipo ágil

Dan Radigan Dan Radigan

Las reuniones rápidas son una de las partes fundamentales del desarrollo ágil y, con frecuencia, la que menos se comprende. Seamos realistas: las reuniones rápidas por sí mismas no hacen que tu equipo sea ágil. No pretenden inflar egos ni justificar descripciones de puestos de trabajo. No son un momento para planear; para eso, ya existe la planificación de sprints. Y tampoco son el único momento para mencionar los impedimentos. Si estás atascado, ¡pide ayuda!

En este artículo, hablaremos sobre cómo gestionar de forma eficaz los impedimentos, y ofreceremos fantásticos consejos y trucos que utilizamos en Atlassian. Queremos ayudarte a que tus reuniones rápidas (y tu programa de metodología ágil en general) sean fantásticas.

¿Qué es entonces una reunión rápida en scrum?

En muchos deportes como el fútbol americano y el rugby, el equipo forma una piña antes de cada partido. La piña es una cuestión estratégica: mantiene al equipo informado, conectado y calibrado a lo largo del partido. Para los equipos de software, la reunión rápida es como esa piña. Incluso se conoce habitualmente como scrum diario, y refuerza la idea de "nosotros" para mantener a todos al tanto del panorama y el progreso del equipo.

Dicho de otra forma, una reunión rápida es una reunión diaria en la que se implica al equipo básico: propietarios del producto, desarrolladores y el experto en scrum. La esencia de la reunión es única para cada equipo, pero en Atlassian utilizamos tres sencillas preguntas para generar una estructura:

  • ¿En qué estuve trabajando ayer?

  • ¿En qué estoy trabajando hoy?

  • ¿Qué problemas me están bloqueando?

Estas preguntas destacan los progresos y ayudan a señalar los impedimentos de los equipos. Asimismo, fortalece al equipo cuando todo el mundo comparte el progreso con el que está contribuyendo al equipo. El refuerzo diario que aporta compartir los planes y éxitos individuales mantiene a todo el mundo entusiasmado con la contribución general del equipo a la organización.

A nivel individual, es importante acudir a la reunión rápida del día sabiendo lo que se va a decir. Mantiene la vitalidad de la reunión y a todo el mundo involucrado. En Atlassian, la gente utiliza los tableros de Jira para mantenerse al tanto de sus proyectos con filtros rápidos. Dos filtros importantes que pueden usarse a la vez para ayudarte a preparar la reunión rápida son los de "Only my issues" (Solo mis tiques) y "Recently updated" (Recientemente actualizados). Cuando estos dos filtros se usan juntos, muestran los tiques que tienes asignados y los que se han actualizado en el último día.

Uso de filtros rápidos con los tableros de Jira Agile
Consejo de experto

Una personalización popular del filtro "Only my issues" (Solo mis tiques) es añadir el campo de participantes del Jira Toolkit Add-on. Este añade cualquier tique en el que hayas participado en lugar de mostrarte únicamente los que se te hayan asignado. El JQL para ese filtro sería:

 responsable = currentuser() o participantes en (currentuser()) 

Reuniones rápidas en Atlassian

Las reuniones rápidas no son una reunión general. En Atlassian, cada equipo celebra reuniones rápidas personalizadas que mantienen a todo el mundo involucrado y comprometido. No hay dos exactamente iguales.

Indaga en lo que hace que una reunión rápida sea fantástica, y comprueba algunos de nuestros ejemplos.

  1. Elige un horario que funcione para todos: En Atlassian, la mayoría de las reuniones rápidas para equipos ubicados en el mismo lugar tienen lugar entre las 9 y las 10 de la mañana. Así todo el mundo tiene tiempo para situarse con el trabajo del día y no requiere que todos los miembros del equipo sean madrugadores. Para los equipos repartidos en distintos lugares de la geografía, elige una hora que vaya bien a todos. Por ejemplo, el equipo de Jira Service Desk está dividido entre San Francisco y Sídney. Su reunión rápida tiene lugar a las 15:30 (hora de San Francisco). Sin duda, una reunión rápida por la tarde es poco habitual, pero es una gran manera de estar en contacto con los compañeros del otro lado del planeta en Sídney.

  2. Logra que la reunión rápida resulte eficaz: Muchos equipos de Atlassian cronometran, de manera informal, sus reuniones rápidas con el fin de mantener a todos los participantes centrados y de lograr que la reunión resulte eficaz. Ve turnando a los encargados de cronometrar para asegurarte de que todos sean responsables. Limita la duración de las reuniones rápidas a 15 minutos como máximo. ¿Tienes un equipo más pequeño? Convierte en una práctica el lograr que las reuniones rápidas sean aún más breves.

  3. Juega a atrapar la pelota: El equipo de Jira lanza una pelota de playa entre los miembros para mantener a todo el mundo involucrado. Nadie puede lanzar la pelota al que tiene al lado ni a alguien que ya la haya tenido. ¡No hay distracciones que valgan! Si no has probado la técnica, debes saber que es una gran manera de mantener a todos involucrados.

  4. Convierte la reunión rápida en parte de la retrospectiva del equipo: Las reuniones rápidas forman parte de muchas culturas ágiles, pero eso no significa que el equipo no pueda debatir la eficacia de estas en las retrospectivas. Algunos equipos de Atlassian se reúnen a diario. Otros se reúnen tres veces en semana. El equipo de Jira suele debatir en las retrospectivas cómo hacer que las reuniones rápidas sean mejores para el equipo. Si el equipo no saca partido a la reunión rápida, averigua por qué. ¡Haz algunos cambios! Las reuniones rápidas también son ágiles.

Consejo de experto

Algunos equipos de Atlassian integran Crontabs, Pandora y el mural de Jira del equipo. Crontabs carga Pandora (y la música favorita del equipo) 15 segundos antes de la reunión rápida para llamar la atención de todo el mundo y dar comienzo a la reunión en hora. El mural del equipo resalta cualquier problema en el que el equipo deba centrarse durante el día.

Stride y reuniones rápidas para equipos distribuidos

En Atlassian, contamos con equipos repartidos por todo el mundo: en una de nuestras 12 oficinas, o bien trabajando de forma remota. Confiamos en Stride para mantenerlos a todos conectados en las distintas zonas geográficas. Cada equipo de Atlassian dispone de una sala propia que les permite estar en contacto. Una funcionalidad de Stride es la integración con servicios externos que automatizan los procesos rutinarios (bots). Todos los días utilizamos Standup Bot en las salas de chat de nuestro grupo para mantener la sincronía y seguir avanzando en el trabajo. 

Standup Bot

Standup Bot en Stride facilita la presentación de informes y la recuperación de estados para las reuniones rápidas, especialmente para los equipos ubicados en distintas zonas horarias. De hecho, Atlassian creó este bot para Stride porque las reuniones rápidas asincrónicas son una forma de vida para la mayoría de los equipos.

Añade Standup Bot a cualquier sala o chat de Stride desde Atlassian Marketplace.

Planificación de reuniones rápidas en Stride

Tanto si eres parte de un equipo coubicado como de uno distribuido, Standup Bot os ayuda a ser productivos y a permanecer conectados. Se utiliza de la siguiente manera:

Establece una hora recurrente para la reunión rápida del equipo

Añade Standup Bot a tus salas de Stride y configura la hora y la recurrencia de las reuniones. Cuando llegue la hora de la reunión, Standup Bot recordará a todo el mundo que deben enviar sus informes.

Planificación de reuniones rápidas en Stride

Mantente informado del estado de tu equipo

Consulta los detalles de la reunión rápida en la barra lateral derecha de la sala y envía fácilmente tu informe. Identifica a quienes han enviado sus informes y a los que no, así como a los que han sufrido impedimentos.

Consulta el historial de informes de reuniones rápidas

Explora los últimos informes de reuniones rápidas para obtener una visión más completa del rendimiento de los miembros del equipo y del progreso del proyecto.