Las funciones y responsabilidades en acción
Este equipo mantiene una sesión de funciones y responsabilidades en Zoom y utiliza un documento de Google para recoger la información.
Pizarra de un equipo tras finalizar el cuarto paso de una sesión presencial de funciones y responsabilidades.
Este equipo se reúne mediante Zoom y utiliza Confluence para plasmar y resumir su conversación.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital
Presencial
Pizarra
Rotuladores
Notas adhesivas
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 15 min
Crea un espacio compartido, ya sea un espacio físico o virtual.
Si ejecutas la estrategia a través de una videoconferencia, crea una tabla en una página de Confluence o en un documento de Google.
Crea estas columnas:
- Función
- Responsabilidades (lo que otros piensan)
- Responsabilidades (lo que pienso)
- Sin asignar
Independientemente de si te reúnes de forma presencial o virtual, envía un mensaje al equipo en el que le expliques la estrategia para asegurarte de que todos entiendan las tareas que vais a debatir.
CONSEJO: GRUPOS GRANDES
¿Tu grupo está formado por más de cuatro personas? Dedica 90 minutos a los grupos de seis a ocho personas.
Para los grupos de nueve miembros o más, divide la estrategia en sesiones más pequeñas de una hora.
CONSEJO: LA MISIÓN DEL EQUIPO
Al inicio de la estrategia, repasa la misión del equipo para contextualizar sus responsabilidades a nivel general.
2. Identificación de las funciones 5 min
Define qué funciones hay en el equipo (por ejemplo, jefe de equipo, desarrollador, diseñador o contable) y pide a todos los asistentes que anoten las suyas en la sección “Funciones” de la tabla que has preparado.
Si varias personas desempeñan la misma función dentro del equipo, añádela solo una vez. Puede que algunos miembros del equipo tengan más de una función (por ejemplo, un ingeniero de software que también sea gestor de proyectos); en tal caso, añádelas todas a la tabla.
3. Identificación de las responsabilidades de tus compañeros de equipo 15 min
Para cada una de las funciones identificadas, escribe las responsabilidades que creas que son prioritarias en el documento digital compartido o en una nota rápida.
Si consideras que alguna responsabilidad no está claramente comprendida en una función, añádela a la sección de responsabilidades sin asignar.
CONSEJO: CÉNTRATE
Mantén el centro de atención en las funciones, no en las personas.
Si os centráis en las funciones, podréis identificar carencias en cuanto a las habilidades que se requieren para desempeñar esa función correctamente, independientemente de las habilidades de los miembros específicos del equipo.
4. Identificación de tus responsabilidades 5 min
A continuación, pide a cada persona que piense en las responsabilidades prioritarias (unas 3-5) de su función.
Escribe cada responsabilidad en una nota rápida o digital y ordénalas por orden de importancia.
5. Debate sobre las responsabilidades de las funciones 15 min
La persona que desempeñe cada función debe describir sus notas de “Lo que pienso”, lo que incluye, por ejemplo, la forma en que se priorizan las tareas en su función. Después, el resto de los asistentes debe exponer sus ideas en la columna “Lo que piensan los demás”. Por último, el grupo puede debatir sobre las diferencias entre sus ideas y forma de priorizar.
El propietario de cada función debe revisar las diferencias y aceptar o rechazar las responsabilidades adicionales. Si varias funciones comparten alguna responsabilidad, define un propietario principal, así como un contribuidor o propietario secundario.
Pasa las responsabilidades rechazadas o sin propietario a la sección de “Sin asignar”, situada al final de la tabla.
CONSEJO: APROBACIÓN
En función de cómo funcione tu organización, a fin de tomar medidas basadas en los resultados de la estrategia, puede que el propietario de una función necesite la aprobación del equipo de liderazgo para finalizar su función descrita en esta estrategia.
EJEMPLO: RESPONSABILIDADES PENDIENTES
Este equipo identifica y debate sobre las responsabilidades que nadie ha reclamado y recopila la información en un documento de Google.
6. Revisión de las responsabilidades sin asignar 15 min
Revisa con el equipo los elementos sin asignar y comprueba si alguno pertenece a alguna de las funciones actuales. Debate con el equipo el motivo por el que encajan, o no, en una función específica.
Si no forman parte de ninguna función, puede que se requiera la creación de una nueva o que se deba redefinir una ya existente. Asegúrate de designar a una persona para que se encargue de encontrar un propietario para estas tareas y fija una fecha para realizar el seguimiento.
CONSEJO: LA PATATA CALIENTE
No dejes de lado las responsabilidades que nadie quiera aceptar en su función. Si esto ocurre, llama la atención sobre el problema para que el grupo lo debata.
7. Resumen e identificación de los próximos pasos 5 min
Al terminar, resume las funciones y responsabilidades para confirmar que el equipo está de acuerdo.
Identifica a cada propietario y documenta las funciones, las responsabilidades y los plazos específicos que todos han acordado.
CONSEJO: ACEPTAD VUESTRAS DIFERENCIAS
Si el equipo no puede llegar a un acuerdo en alguna de las funciones o responsabilidades, anótalas como elementos de seguimiento para tratarlos más tarde en reuniones más pequeñas.
Seguimiento
Comparte los resultados
Comparte con el equipo el documento definitivo en el que se reflejen los resultados del ejercicio para detectar carencias u oportunidades.
Comparte también el documento de funciones y responsabilidades con los principales miembros del equipo de liderazgo y las partes interesadas, pero informa de ello al equipo.
CONSEJO: REVISA
Considera la posibilidad de revisar esta estrategia con el equipo cada tres o seis meses o cuando el equipo experimente algún cambio. La práctica hace al maestro.
Variantes
EQUIPOS MULTIFUNCIONALES
Si trabajas en un equipo multifuncional, anima a los miembros encargados de cada función a añadir algunas de sus responsabilidades antes de la reunión para sentar las bases de los tipos de responsabilidades que asumen. Los grupos multifuncionales pueden tener más elementos sin propietario, por lo que debes reservar un tiempo adicional para asignarlos.
Varias personas con la misma función
Si varias personas tienen la misma función, puedes sugerirles que hablen sobre sus responsabilidades antes de la sesión para que, después, compartan sus definiciones y validen sus ideas.
Copias de seguridad
Puede haber suplentes para algunas funciones, por ejemplo, cuando un gestor de proyectos está ausente, el responsable del equipo organiza las reuniones semanales. Puedes añadir esto como una responsabilidad del suplente de la función.
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