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La guía completa para la gestión de proyectos

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¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es la coordinación de los procesos, las herramientas, los miembros del equipo y las habilidades para que puedas entregar proyectos que superen tus objetivos.

Tu equipo y tú os estáis preparando para abordar un proyecto importante. Es como una cadena larga de fichas de dominó: cuando funciona, es genial, pero si una sola pieza se tambalea, la decepción puede ser muy grande.

Este tipo de proyectos puede ser abrumador y emocionante a partes iguales, y es posible que tengas la tentación de empezar cuanto antes. ¿Vas a cruzar los dedos y esperar que todo encaje mágicamente? ¿O prefieres frotar una lámpara y ver si llega el genio mágico para echarte una mano?

Todo eso estaría bien (de hecho, ¡avísanos si encuentras la manera de que funcione!). Pero, en realidad, el secreto del éxito de tus grandes y descabellados proyectos es una gestión eficaz de estos.

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¿Qué es la gestión de proyectos y por qué es importante?

La gestión de proyectos es la práctica de coordinar los procesos, las herramientas, los miembros del equipo y las habilidades para entregar proyectos que cumplan los objetivos y satisfagan los requisitos.

Además, capacita a tu equipo para completar proyectos reuniéndolos en torno a objetivos claros, aumentando la transparencia y la visibilidad, agilizando la comunicación y estableciendo el alcance del proyecto. ¿Aún tienes dudas? Los sobrecostes de los proyectos son alarmantemente frecuentes. Solo en el sector de TI, McKinsey descubrió que, de media, los grandes proyectos de TI superan su presupuesto en un 45 % y el tiempo empleado en un 7 %.

Metodologías de gestión de proyectos

¿Alguna vez has oído el viejo dicho “Cada maestrillo tiene su librillo”? Significa que no hay una única estrategia para completar un proyecto de éxito. Y ahí es donde entra en juego la metodología de gestión de proyectos: un conjunto de reglas, principios y procesos para gestionar un proyecto.

Las metodologías pueden parecer formales, pero aquí tienes espacio para innovar. Es importante señalar que muchos equipos y empresas utilizan una combinación de varias metodologías, en lugar de depender exclusivamente de una. Independientemente del enfoque que elijas, debería ayudar a promover una cultura de transparencia sólida.

1. Gestión de proyectos en cascada

Cuando piensas en la gestión de proyectos tradicional y secuencial, lo que te imaginas es la gestión de proyectos en cascada. Con este método, se divide el proyecto en diferentes fases. Cuando una fase termina, comienza la siguiente, es decir, no hay solapamiento entre ellas.

Cuándo utilizar este método: en proyectos largos que requieran un cronograma único y un orden secuencial.

Utilizado comúnmente en: la construcción. La construcción de una casa o de una estructura requiere un orden sucesivo. Por ejemplo, no se puede poner el tejado antes de haber echado los cimientos.

2. Gestión ágil de proyectos

La gestión de proyectos ágil es un enfoque iterativo y mucho más flexible que la gestión de proyectos en cascada. Es una práctica recomendada de DevOps que consiste en dividir los proyectos en fragmentos de trabajo que se abordan en periodos cortos, llamados "sprints". Después de cada sprint, el equipo reevalúa el trabajo que se está realizando para aplicar los cambios oportunos y asegurarse de que se está cumpliendo el objetivo.

Scrum

La gestión de proyectos de scrum es una de las metodologías ágiles más popular que utilizan los gestores de proyectos. Al igual que la metodología ágil, scrum se centra en la mejora continua. Puedes usar un marco de trabajo como scrum para ayudar a tu equipo a empezar a pensar desde una perspectiva más ágil y poner en práctica la construcción de principios de metodología ágil en tu comunicación y trabajo diarios.

Cuándo utilizar este método: en proyectos que aún no están bien definidos y que requieren mucha adaptabilidad.

Utilizado comúnmente en: el desarrollo de software. Esta profesión fue pionera en la metodología ágil, y este enfoque permite a los desarrolladores crear un software de mayor calidad porque pueden probarlo y revisarlo con cierta frecuencia.

3. Gestión de proyectos lean

Si has oído hablar de la producción lean, esos mismos principios se aplican a la gestión de proyectos lean. El objetivo de esta metodología es aumentar la producción y el valor al tiempo que se reducen los residuos. Para utilizarla, tendrá que trazar un flujo de valor, que es la secuencia de actividades del proyecto. A continuación, analizas ese flujo con detalle para identificar y eliminar el trabajo que no aporta valor. Esto significa que el proceso de tu proyecto será lo más ágil, optimizado y eficiente posible.

Kanban

Kanban es una implementación específica de la gestión de proyectos lean. Las tareas del proyecto se representan visualmente en un tablero de kanban, lo que permite a los miembros del equipo ver el estado de cada uno en cualquier momento.

Cuándo utilizar este método: en proyectos que deben entregarse rápidamente.

Utilizado comúnmente en: la producción. Cuando se producen bienes físicos, se quiere que haya la menor cantidad de desperdicio posible para minimizar el gasto y maximizar el beneficio. Por eso este enfoque es popular en la producción, especialmente en el sector del automóvil.

Las 5 etapas del proceso de gestión de proyectos

Imagina que empiezas un proyecto desde el principio. La gestión de proyectos no entra en juego cuando empiezas a desmarcar tareas, sino que primero hay que sentar las bases.

Teniendo esto en cuenta, el Project Management Institute (PMI) estableció cinco etapas de la gestión de proyectos distintas.

Etapa 1: Inicio

¿Crees que el primer paso del proceso de gestión de proyectos es la planificación? Pues no. Antes de poder trazar una estrategia para tu proyecto, debes comprenderlo a un nivel más general. Aquí es donde entra en juego el acta de un proyecto, que describe el objetivo empresarial del proyecto para su aprobación. En su lugar, te recomendamos utilizar un cartel de proyecto, ya que es un formato más fácil de digerir y de leer más rápido. En esta etapa, debes responder a preguntas como las siguientes:

  • ¿Cuál es el plan de negocio del proyecto? Nuestra plantilla de plan estratégico puede ayudarte.
  • ¿Es factible este proyecto?
  • ¿Debemos seguir con este proyecto?

En pocas palabras, en esta etapa hay que decidir si merece la pena abordar el proyecto antes de invertir demasiado en él.

Una buena forma de ayudar a facilitar esta discusión es un análisis pre mortem, un ejercicio de reflexión en el que te imaginas lo que podría salir mal y decides cómo evitarlo.

Etapa 2: Planificación

Si decides seguir adelante, pasarás a la fase de planificación. Aquí es donde desarrollarás un plan de proyecto detallado que todo tu equipo seguirá, y por el que te darán las gracias. La planificación es esencial para evitar la corrupción del alcance. Nuestra plantilla de lista de tareas pendientes puede ayudarte. Las preguntas a las que debes responder en esta etapa son:

  • ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
  • ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
  • ¿Cuál es el alcance?
  • ¿Cuál es el presupuesto?
  • ¿Cuáles son los riesgos?
  • ¿Qué miembros del equipo participan?
  • ¿Qué tareas conlleva?
  • ¿Qué hitos hay que cumplir?

Este paso sirve para asegurarse de que, antes de empezar, tu equipo y tú compartáis las mismas expectativas. Si crees que te estás complicando demasiado con nimiedades, no es así. Los marcos de planificación estratégica pueden ayudarte

Etapa 3: Ejecución

Coge tu café y tu cargador, porque es hora de ponerse en marcha. Aquí es donde tu equipo y tú os pondréis manos a la obra y comenzaréis a superar tareas con tu plan de proyecto como guía. En la fase de ejecución, tendrás que:

  • Asignar los recursos necesarios
  • Garantizar que las personas asignadas realicen sus tareas
  • Organizar reuniones de estado
  • Establecer sistemas de seguimiento

La mayor parte del trabajo se lleva a cabo en esta fase, y es también el momento en el que se empieza a ver cómo se desarrolla el proyecto. ¿Ves? Toda esa planificación ha merecido la pena.

Etapa 4: Supervisión

El hecho de tener un plan de proyecto no significa que las cosas vayan a ir bien por sí solas. Es como establecer un presupuesto para uno mismo: tener el presupuesto no sirve de nada si no se vigila de cerca cómo se gestiona el dinero.

Por eso hay que supervisar el progreso del proyecto para asegurarse de que las cosas siguen su curso. Debes evaluar tu proyecto en función de los KPI que estableciste en la etapa de planificación.

¿Qué debes hacer si sientes que tu proyecto se ha desviado del camino o ha sido presa de la corrupción del alcance? Tómate un momento para reevaluar. Puedes decidir si necesitas reajustar las cosas o si tu plan original debe cambiar. Eso es lo bueno de la supervisión: tienes puntos de control frecuentes para corregir el rumbo.

Etapa 5: Cierre

La etapa de cierre consiste en atar los cabos sueltos. Esto incluye lo siguiente:

Esto no solo da a tu equipo la oportunidad de dar por concluido oficialmente el proyecto, sino que también hace más fácil volver a él cuando sea necesario.

7 consejos para una gestión de proyectos eficaz

Aunque se sigan todos los pasos anteriores, una gestión de proyectos eficaz no es una situación que se pueda fijar y olvidar. Hay otras prácticas recomendadas que querrás aplicar para que tu proyecto se desarrolle con la mayor fluidez posible.

Organiza una reunión de lanzamiento del proyecto

En la reunión de lanzamiento del proyecto se establecen los objetivos, se desglosa el cronograma y, en general, se consigue que todo el mundo esté en sintonía en lo que respecta al proyecto. Nuestra plantilla de orden del día de las reuniones del equipo puede ayudarte.

Independientemente de las ganas que tenga tu equipo de ponerse a trabajar, no debes saltarte esta reunión. Podrás aclarar de forma proactiva las confusiones y movilizarás a tu equipo en torno a un objetivo común.

Ten en cuenta las dependencias de tareas y recursos

¿Recuerdas cuando hablamos de los proyectos que se asemejaban a una cadena de fichas de dominó tambaleándose? Esto es especialmente cierto en el caso de proyectos grandes y multifuncionales. Tal vez Daisy no pueda empezar a crear los gráficos hasta que Joel haya redactado el contenido (esa es una dependencia de tarea). O tal vez Choua no pueda usar un software mientras Derek esté usando la licencia compartida (esa es una dependencia de recursos).

Las tareas de tu proyecto no suceden unilateralmente, por lo que es importante que tengas en cuenta estas dependencias con una plantilla de diagrama de Gantt.

Cuando todas las tareas y recursos están conectados, hay que entender cómo encajan entre sí, o se corre el riesgo de ver con horror cómo toda la fila de fichas de dominó se viene abajo.

Identifica el camino crítico

Identificar el camino crítico es una buena manera de evitar los retrasos en el calendario. Aunque pueda parecer algo sacado de una película de acción, el camino crítico no es más que la cadena más larga de actividades dependientes del proyecto. Si te encuentras con un obstáculo o un retraso en ese camino, sabes que todo el proyecto corre el riesgo de llegar tarde.

Encontrar el camino crítico te permite saber dónde tienes un poco de margen de maniobra en tu planificación y dónde tienes que ceñirte al máximo al cronograma.

Reloj de arena

Sé realista con tu calendario

Es habitual subestimar el tiempo que tardamos en completar las tareas, y puede afectar realmente al cronograma de tu proyecto.

Mantén el control consultando los calendarios de proyectos anteriores. Consulta tu software de control de tiempo (si lo tienes) para ver cuánto se suele tardar con las tareas típicas, y pide a tu equipo que compruebe sus horarios.

Utiliza un software de gestión de proyectos

Si los miembros de tu equipo tienen que rebuscar en interminables hilos de correo electrónico o carpetas para encontrar lo que necesitan, tu proyecto se va a quedar atrás.

Por eso es útil utilizar un software de gestión de proyectos (como Jira) para almacenar la documentación y organizar el proyecto en un software de gestión del conocimiento (como Confluence). Aumenta la visibilidad de todos los pasos y tareas del proyecto, centraliza la comunicación y ofrece al equipo del proyecto una única fuente de información.

Establece funciones y responsabilidades claras

Para obtener el mejor rendimiento de tu equipo, las personas deben saber exactamente por qué están involucradas. ¿Cuál es su función y qué se espera que aporten?

Esto no solo infunde un sentido de propósito y responsabilidad en los miembros del equipo del proyecto, sino que también evita que se pisen unos a otros y permite aprovechar los puntos fuertes de cada uno. Un marco RACI es una forma popular de asignar funciones y responsabilidades. Las siglas RACI significan responsable (Responsible), aprobador (Accountable), consultor (Consulted) y destinatarios de la información (Informed). Confluence modifica ligeramente este marco y lo llama DACI, cuya "D" significa impulsor (Driver).

Haz que sea un proceso de colaboración

Gestionar un proyecto puede ser estresante, pero no tienes por qué hacerlo todo solo. Tu equipo tendrá una gran visión de tu plan de proyecto, incluido si tu cronograma es realista o si te estás olvidando de las dependencias. La lluvia de ideas en equipo es una buena manera de compartir y analizar ideas. Aquí tienes algunos consejos para organizar una sesión de lluvia de ideas eficaz.

Incluso si formas parte de un equipo híbrido o remoto, resiste la tentación de planificar los proyectos de forma aislada. Involucra a tu equipo para elaborar un plan más razonable y aumentar su sentido de propiedad sobre el proyecto. Nuestra plantilla de lluvia de ideas puede ayudarte.

Miembros clave de un equipo de proyecto

Cada proyecto debe empezar por la identificación de las funciones y responsabilidades. Conocer tu función desde el principio prepara a todos para el éxito a la hora de cumplir con los plazos del proyecto. Las posibles funciones del proyecto incluyen:

  • Gestor del proyecto: persona que supervisa todo el proyecto y es responsable de su éxito.
  • Patrocinador del proyecto: gerente sénior que intermedia en el proyecto y trabaja en estrecha colaboración con el gestor del proyecto.
  • Miembro del equipo: personas que trabajan activamente en las tareas del proyecto.
  • Proveedor: personas que proporcionan bienes o servicios para un proyecto.
  • Parte interesada: personas que tienen interés en el proyecto. Se pueden dividir en:
    • Parte interesada principal: las personas que realmente hacen el trabajo y participan de forma activa en el proyecto.
    • Parte interesada secundaria: personas que pueden acudir a las reuniones y desempeñar un pequeño papel, pero que no son los principales responsables del proyecto.
  • Parte interesada afectada: personas que están al tanto del proyecto, pero que no tienen un papel activo ni mucha influencia.
  • Cliente: persona que recibe el proyecto final, si se trata de un proyecto enfocado al cliente en lugar de uno interno.

Qué tener en cuenta al evaluar el software de gestión de proyectos

Elegir el software de gestión de proyectos adecuado puede resultar complicado. Para garantizar que tu equipo aproveche al máximo su herramienta de gestión de proyectos, te recomendamos que busques una solución que ofrezca las siguientes funciones:

  • Crear un calendario compartido para hacer un seguimiento de los hitos y plazos del proyecto
  • Compartir archivos y documentos para facilitar el acceso y la colaboración
  • Crear listas de tareas y asignar tareas a los miembros del equipo
  • Hacer un seguimiento del progreso del proyecto y generar informes
  • Facilitar y agilizar la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas
  • Estimar la duración y el presupuesto del proyecto
  • Permitir a los miembros del equipo comentar las tareas y proporcionar feedback
  • Generar recordatorios y notificaciones automáticos
  • Configurar plantillas de proyectos para agilizar la creación de proyectos
  • Gestionar los recursos y las cargas de trabajo
  • Hacer un seguimiento de las incidencias y los riesgos
  • Gestionar las solicitudes de cambios
  • Crear informes detallados
  • Supervisar el rendimiento del proyecto

Por qué utilizar Confluence para la gestión de proyectos

Confluence destaca como centro de conocimiento colaborativo a la hora de potenciar la gestión de proyectos con miles de plantillas, estrategias e integraciones para lograr la máxima flexibilidad y escalabilidad.

Consolida las herramientas y centraliza el trabajo

Con Confluence, combinas la gestión de proyectos, conocimientos y tareas con la colaboración en equipo. Inserta un tablero de Trello para una gestión de proyectos al estilo kanban, como Sprout Social. O integra Confluence con Jira para lograr un enfoque de la gestión de proyectos basado en la metodología ágil, como Castlight Health. Jira facilita la planificación, la supervisión y la gestión de tus proyectos, mientras que Confluence aumenta la transparencia y centraliza las conversaciones y los recursos relacionados con ellos.

Adáptate al crecimiento del equipo y la empresa

Confluence está diseñado para permitir la gestión de proyectos para los equipos técnicos y los equipos empresariales, así como para las pequeñas empresas, los equipos remotos y los negocios de escala empresarial. Escala con un número ilimitado de instancias para proporcionar autonomía organizativa, segregar los datos por motivos de seguridad o personalizar los entornos. Confluence también cuenta con la seguridad, la conformidad, el rendimiento y la fiabilidad necesarios para apoyar a las empresas, incluidos los SLA con tiempos de actividad garantizados, la residencia de datos en EE. UU., la UE, Australia o Alemania y las certificaciones RGPD, SOC2, entre otras.

Seguridad y protección del trabajo y del conocimiento

¿Qué pasa cuando un compañero de equipo deja la empresa? ¿También se va el trabajo que ha hecho? Confluence evita que se pierda el trabajo de los proyectos, aun en el caso de que un compañero de equipo deje la empresa. Puedes crear permisos, establecer controles y asignar funciones de administrador.

Analiza y optimiza el rendimiento

No puedes gestionar lo que no puedes medir, ¿verdad? En combinación con Jira, puedes hacer un seguimiento del progreso, supervisar las actividades y generar informes para ayudar a optimizar los procesos y flujos de trabajo de los proyectos.


La gestión de proyectos impulsa la productividad del equipo. Pero no todas las soluciones de gestión de proyectos son iguales. Descubre por qué más de 85 000 empresas confían en Confluence.

Plantillas de gestión de proyectos

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Plantilla de perfil

La plantilla de perfil te ayuda a crear perfiles detallados de los clientes objetivo para el marketing y el desarrollo de productos, y se complementa con nombres de perfiles, objetivos, desafíos y fuentes de información.

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Plantilla de mapa del trayecto del cliente

Usa esta plantilla para conocer la experiencia de tus clientes con tu producto, incluidas sus emociones y puntos de fricción.

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Plantilla de lluvia de ideas disruptiva

Esta plantilla de Confluence ayudará a tu equipo a generar nuevas ideas.

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Plantilla de DACI

Utiliza esta plantilla de DACI para definir el rol de cada cual en el proceso de toma de decisiones y elegir antes la opción adecuada.

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Plantilla de cartel de proyecto

Si los informes y actas de constitución de los proyectos no son lo tuyo, prueba en su lugar esta plantilla para un cartel de proyecto.

Ventajas clave de la gestión de proyectos

1. Mejora la colaboración

Sabemos que necesitamos colaborar para alcanzar nuestros objetivos, pero a la mayoría no nos resulta fácil hacerlo de forma eficaz. Hay estilos de comunicación distintos, diferentes estrategias de organización y muchos otros factores que hacen que la colaboración sea todo un reto.

Con el software de gestión de proyectos, los equipos pueden saber en qué trabajan sus compañeros, qué plazos se han marcado o qué papel tienen las tareas en el ámbito global del proyecto, entre muchas cosas más. Todo esto contribuye a la principal ventaja del software de gestión de proyectos: mejorar y facilitar la colaboración en los proyectos.

2. Centraliza la comunicación

A veces, los equipos tienen dificultades para comunicarse con hilos de correo electrónico desorganizados, pings de mensajes instantáneos directos y comentarios que quedan perdidos en el olvido.

Cuando esto sucede, es una mala noticia (y una gran pérdida de tiempo) para cualquier proyecto. Cuando los miembros del equipo tienen que consultar información en muchos lugares, surgen errores, se incumplen plazos, se olvidan tareas y se genera confusión.

El software de gestión de proyectos mantiene toda la información, desde plazos y actualizaciones de estado a feedback y preguntas, en un solo lugar al que todo el mundo puede acceder. De este modo, se conectan unidades aisladas de información para que todo el mundo pueda compartir conocimientos, así como controlar cómo y dónde lo hace.

3. Optimiza las tareas de gestión

Para que tus proyectos salgan bien, los miembros del equipo necesitan saber qué tareas tienen que realizar y cuándo tienen que terminarlas.

En gran parte, esto viene causado por responsabilidades mal definidas e instrucciones imprecisas de los gerentes. Además, el hecho de tener que trabajar con una gran cantidad de aplicaciones y herramientas no hace más que empeorarlo.

Si a un miembro del equipo se le asigna una tarea en una herramienta, pero pasa la mayor parte del tiempo en otra, puede que no se dé cuenta de que ha recibido esa notificación. Si gestionas tus proyectos con un solo programa de software, evitarás esos inconvenientes y podrás dividir los proyectos más grandes y abrumadores en pasos y acciones individuales.

Luego, puedes asignar esas tareas a los miembros del equipo adecuados con una fecha de entrega. Así, todas las tareas están reunidas en un mismo lugar y los usuarios recibirán notificaciones cuando tengan nuevas tareas pendientes.

Una diana con dardos clavados en el centro.

4. Crea una única fuente de información

El software de gestión de proyectos que utilices será tu repositorio de información sobre proyectos. En él puedes guardar documentos, activos, actualizaciones, cronogramas, notas de reuniones y cualquier otra cosa que necesites (por cierto, echa un vistazo a esta plantilla si quieres llevar un control de las notas de reuniones). De esta forma, todo el material estará accesible, organizado, y apto para búsquedas. Los miembros del equipo podrán encontrar lo que necesitan sin tener que perder tiempo buscando información.

5. Aumenta la eficiencia

Si sumas todas las ventajas anteriores, obtienes la mejor de todas: el equipo podrá avanzar el trabajo más rápido… muchísimo más rápido.

Con el software de gestión de proyectos operativo, la comunicación del equipo es buena: saben lo que se espera de ellos y lo que deben hacer a continuación, y pueden localizar fácilmente la información que necesitan.

Si trabajáis coordinados, ahorraréis tiempo. La plantilla de gestión de proyectos de Jira ayuda a los equipos a empezar más rápido con flujos de trabajo de eficacia demostrada, en lugar de empezar desde cero cada vez que crean un nuevo proyecto.

El trabajo ya no se eterniza, porque el equipo cuenta con los recursos que necesita para obtener resultados de calidad a un ritmo impresionante.

6. Supervisa el progreso de tus proyectos

No se trata de entregar un proyecto sin más. Se trata de entregar un proyecto que entre dentro del presupuesto y de los plazos, y de cumplir los objetivos que se han fijado.

Es fácil perder de vista esos elementos importantes cuando se está hasta arriba de trabajo, y, además, tiene un efecto dominó. Si no vigiláis de cerca esas limitaciones y expectativas, tendréis problemas con los plazos, os saldréis del presupuesto y tendréis que volver a hacer el trabajo para que el proyecto vuelva a su cauce.

El software de gestión de proyectos organiza el trabajo para que aspectos como los gastos y los plazos sean más fáciles de supervisar. Además, puedes generar informes para monitorizar el progreso a medida que avanzas; de este modo, si algo va mal, te darás cuenta a tiempo.

Razones para usar Jira en la gestión de proyectos

Jira ayuda a los equipos a planificar, supervisar y entregar con éxito productos de la máxima calidad con el respaldo de aplicaciones de gestión de proyectos especializadas para Jira.

Informes centralizados

Jira reúne en un solo lugar todos los datos de tu proyecto, lo que te permite hacer un seguimiento sin esfuerzo de la finalización de las tareas, identificar los cuellos de botella y tomar decisiones con confianza.

Actualizaciones en tiempo real

Con las actualizaciones instantáneas de Jira todo el mundo permanece al corriente, lo que garantiza reacciones rápidas y una alineación coherente de los proyectos.

Automatización sin código

Jira elimina los complicaciones con una sencilla automatización sin código, lo que ahorra tiempo en tareas repetitivas y te permite concentrarte en lo que importa.

Gestiona proyectos con confianza

Dirige hacia el éxito a equipos de todos los tamaños y alcanza los objetivos con confianza con Jira.

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